GOOD PRACTICES FÜR REMOTE AGILE TRAININGS
Wie wir es schaffen, auch online und ohne persönlichen Kontakt Wissen verlustfrei zu vermitteln
P3 Performance
GOOD PRACTICES FÜR REMOTE AGILE TRAININGS
03. Dezember 2020 | A. Badini, N. Lange, R. Bürckert
Stuttgart / München / 03. Dezember 2020 – Besondere Zeiten erfordern besondere Maßnahmen – wir können nicht leugnen, dass wir uns das laufende Kalenderjahr und deren Schulungen, Trainings und Seminare anders vorgestellt hatten, als wir es in den vergangenen Monaten erfahren haben. Üblicherweise sind unsere Veranstaltungen geprägt von interaktiver Lehre und persönlichem Kontakt und verfolgen dabei stets ein primäres Ziel: Agilität hautnah erlebbar zu machen. Doch dieses Jahr kam alles anders, und nahezu von einem Tag auf den anderen erlaubten die Umstände durch die Corona-Krise keine Trainings in gewohnter Präsenzform mehr.
Eines war sofort klar: Die Veranstaltungen müssen dennoch auch ohne persönlichen Face-to-Face-Kontakt stattfinden. Training für Training lernten wir mit den Herausforderungen der neuen Art der Umsetzung umzugehen und erkannten dabei gleichermaßen die Chancen, die diese mit sich bringt. So wurde aus der Not eine Tugend, und wir sind stolz, auf dem Gebiet von Remote-Lehrveranstaltungen Expertise gesammelt zu haben und führen diese Seminare und Schulungen inzwischen routiniert und ohne Einbuße gegenüber der gewohnten Präsenzform durch. In diesem Artikel möchten wir unsere Erfahrungen und bewährte Vorgehensweisen teilen, wie sie in unseren Remote-Veranstaltungen zum Einsatz kommen. Die folgenden zehn Best Practices geben einen Eindruck darüber, was erfolgreiche Remote-Trainings der P3 im Themenfeld Agilität ausmacht.
VIRTUELLES WHITEBOARD
Zentraler Aspekt der Umsetzung eines Online-Trainings sind die verwendeten Tools, die die gemeinsame Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen. Ein Konferenztool ermöglicht dabei die sprachliche Kommunikation sowie die Möglichkeit für die Teilnehmer, ihre Gegenüber auch visuell per Videokonferenz sehen zu können. Neben dieser Software erweist es sich aber als besonders nützlich, eine Plattform für die gemeinsame Arbeit zu bieten. So kommen bei unseren Trainings Tools wie Miro oder Deon zum Einsatz, die eine virtuelle Whiteboard-Oberfläche bieten, auf der gemeinsam und in Echtzeit kollaboriert werden kann. Setzt man diese Tools bewusst ein, können diese nicht nur Leinwände, Tafeln oder Post-its ersetzen, sondern bieten darüber hinaus Möglichkeiten der Zusammenarbeit, die in einer Verantaltung vor Ort nur schwer umsetzbar sind.
VIRTUELLE RÄUME SCHAFFEN
Analog zu den Präsenzveranstaltungen ist es wichtig, in Online-Trainings virtuelle Räume für die Teilnehmer zu schaffen. Sollen Teilnehmer beispielsweise in Kleingruppen Arbeitsaufträge bearbeiten, muss ihnen die Möglichkeit gegeben werden, sich gemeinsam in einen eigenen Raum zu begeben. Diese Möglichkeit wird bei uns sowohl durch einzelne Kanäle in den Konferenztools sowie durch abgetrennte Arbeitsflächen in den virtuellen Whiteboards umgesetzt. Es empfiehlt sich dabei, vorab nur den Link zum Hauptraum (Plenum) zu kommunizieren und die Zugänge zu den vorbereiteten Räumen erst während der Veranstaltung zu erklären und idealerweise in der Whiteboard-Oberfläche zu verlinken.
TEILNEHMER ZUM ARBEITEN BRINGEN
Häufig besteht der Trugschluss, Online-Trainings ließen nur Frontalunterricht zu. Insbesondere durch den Einsatz des virtuellen Whiteboards sind jedoch viele Übungen in adaptierter Form umsetzbar, so dass die Teilnehmer auch praktische Erfahrungen in den Trainings sammeln können. Natürlich gibt es vereinzelte Spiele, wie beispielsweise die Marshmallow-Challenge, die tatsächlich kaum remote umsetzbar sind. Simulationen wie z.B. das „Coin Game“ (Zeigen des Mehrwerts von kleinen Losgrößen) sind hingegen durch Templates in den Tools gut umsetzbar.
ANONYMITÄT MINIMIEREN
Eine zentrale Herausforderung bei der Zusammenarbeit ohne persönlichen Face-to-Face-Kontakt ist die entstehende Anonymität der Teilnehmer. Die Beteiligten versinken zumeist in passiver Teilnahme und werden zu reinen Zuhörern statt Mitwirkenden. Wann immer es die Rahmenbedingungen zulassen, beispielsweise bei einem Training mit 15 Teilnehmern, ist es ratsam, bei allen Parteien grundsätzlich die Kamerafunktion zu aktivieren. Hierdurch kann trotz der Distanz eine Nähe zwischen allen Beteiligten aufgebaut werden und das Gefühl, nur ein einzelner Zuhörer zu sein, vergeht. Zusätzlich kann das Videobild des Ausbilders durch die Nutzung von Green-Screens aufgewertet werden.
AKTIVIERUNG DER TEILNEHMER
Häufig kann die Aktivierung der Kamerafunktion also helfen, die Teilnehmer eines Kurses zur aktiven Teilnahme zu bewegen. Dennoch fehlt es Online-Trainings häufig an einer Dynamik und Wortmeldungen sind oft eher die Ausnahme als die Regel. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die Beteiligten häufiger zu aktivieren, als man es in Präsenzveranstaltungen für üblich erachten würde. Geschehen kann dies durch aktive Ansprache und Fragen in den Raum, aber auch beispielsweise durch regelmäßige Quizzes vor oder nach den Veranstaltungspausen. Hierbei wird nicht nur gelerntes unverzüglich rekapituliert, sondern die Teilnehmer auch auf spielerische Weise zu mehr Teilnahme angeregt.
VERANTALTUNGSLÄNGE ANPASSEN
Wir haben in den vergangenen Monaten sicherlich alle ähnliche Erfahrungen gemacht: Trotz aller Vorzüge der Arbeit aus dem Home-Office und der reduzierten Ablenkung durch den Wegfall der Kollegen im Büro, leidet oftmals die eigene Konzentration auf Dauer bei Online-Meetings. Unsere Erfahrung zeigt: In solchen Telefonkonferenzen müssen Zeiträume verkürzt werden, um anhaltend konzentriert teilnehmen zu können. Aus diesem Grund strecken wir beispielsweise Trainings mit Dauer von 2 Tagen in Remote-Trainings meist auf fünf Tage (in „gut verdaubare“ Lernhäppchen von 3h statt 8h am Stück) . Das hat 2 positive Effekte: Die Konzentration und Motivation bleibt erhalten und der Rest des Arbeitstages kann anderweitig genutzt werden – zum Beispiel für „Hausaufgaben“ der Veranstaltung selbst. Somit ergibt sich für die Trainingsteilnehmer die Möglichkeit, das erlernte ggf. sogar schon am selben Tag in der Praxis zu reflektieren und anzuwenden.
Diese Verlängerung des Zeitrahmens betrifft nicht nur die gesamte Dauer des Trainings, sondern ebenso die eingeplante Zeit für Übungen und Gruppenarbeiten. Sind vor Ort beispielsweise 10 Minuten für eine Aufgabe im Team eingeplant, mag es sinnvoll sein, remote 15 Minuten zu realisieren, damit die Teams Zeit haben, sich trotz erschwerter Selbstorganisation in den digitalen Räumen zu arrangieren. Visuelle Timer können in den Whiteboard-Tools eingeblendet werden, um Übersicht für alle Teilnehmer zu gewährleisten.
STOLPERSTEIN TECHNIK BEKÄMPFEN
Eines sollte an dieser Stelle bereits klar geworden sein: Die technologische Umsetzung eines solchen Trainings erlaubt es nicht nur, ein Training nun digital durchzuführen, sondern bietet gar neue Möglichkeiten, die in Trainings vor Ort nicht immer umsetzbar wären. Doch bei allen Vorzügen der Softwaretools kann die technische Durchführung immer auch ein Grund für Probleme sein. Schwierigkeiten und Unkenntnis in der Bedienung oder Zugangsprobleme bei einzelnen Teilnehmern sind nur Beispiele dessen, was einem bei der Ausrichtung eines Remote-Trainings an Schwierigkeiten begegnen kann. Es ist deshalb grundsätzlich stets ratsam, sogenannte Dry-Runs (Trockenläufe) durchzuführen. Idealerweise nehmen daran alle Beteiligten teil. Die Zugänge zu allen verwendeten Tools werden dabei erläutert und getestet, sodass eventuelle Fehler bereits vor Veranstaltungsbeginn erkenntlich werden und Zeit zu deren Korrektur bleibt.
MEHR ALS EIN GERÄT EINSETZEN
Für den Austragenden eines Online-Trainings kann es durchaus sinnvoll sein, nicht nur ein einziges Gerät zur Durchführung des Kurses zu verwenden. Meist ist es zielführend, zwei Geräte zu verwenden und beide in die Konferenz- bzw. Kollaborationstools einzuwählen. Somit kann ein Gerät bzw. Bildschirm zur Übersicht über die Teilnehmer und deren Arbeitsfortschritte dienen. Währenddessen kann das andere Gerät primär und aktiv dazu genutzt werden, das Wissen zu vermitteln – beispielsweise durch Bildschirmübertragungen.
TRAINERBESETZUNG ÜBERDENKEN
Analog zur doppelten Verwendung von Geräten kann es unter Umständen gar sinnvoll sein, die Trainerbesetzung der Veranstaltung zu überdenken. Es empfiehlt sich, den austragenden Trainer des Kurses durch einen zweiten Trainer zu unterstützen. Auch hierbei hat ein Trainer primär die Aufgabe, das Wissen des Trainings zu vermitteln, während der zusätzliche Trainer den Überblick über das Geschehen in der Veranstaltung halten kann. Somit können beispielsweise Wortmeldungen schneller erkannt werden und der reibungslose Ablauf des Trainings durch unterstützende Tätigkeiten des zweiten Trainers bei Bedarf aufrechterhalten werden. Dieses Vorgehen ist aber nicht immer zwingend notwendig und sollte von Einzelfall zu Einzelfall abgewägt werden. Die Trainer können und sollten sogar diese 2 Rollen während des Trainings wechseln – ein anderer Duktus und Vermittlungsstil können auflockernd und erfrischend wirken.
CHANCEN ERKENNEN
Eine zentrale Denkweise sollte stets die Planung eines solchen Remote-Trainings prägen: Es geht nicht darum, einen Notfallplan dafür zu entwerfen, ein Training durch die Online-Umsetzung zu „retten“! Die Umsetzung remote sollte nicht als Notfallplan angesehen werden. Stattdessen sollte man sich auf die Chancen dieser Trainingsweise fokussieren und versuchen, durch geschickten Einsatz der Tools deren Nutzen zu maximieren. So können beispielsweise Reisekosten und -aufwände eingespart sowie die Teilnahme potentieller weiterer Personen ermöglicht werden, die einem Training vor Ort andernfalls nicht hätten beiwohnen können. Weiter werden alle Beteiligten durch die Teilnahme gleichzeitig vertrauter mit den eingesetzten Tools, sodass deren Nutzen auch in anderen Situationen wertstiftend sein kann. Ein letztes Beispiel für die Vorteile eines Online-Trainings: Durch die Arbeit auf einem gemeinsamen, virtuellen Whiteboard werden die Fortschritte der Veranstaltung automatisch dokumentiert und erlauben eine spätere Weiterarbeit in der Oberfläche, ohne dass diese zuvor digitalisiert werden muss.
Zu Beginn dieses Artikels haben wir darüber gesprochen, dass wir bei unseren Lehrveranstaltungen stets das Ziel verfolgen, Agilität hautnah erlebbar zu machen. Aktuell stehen wir jedoch vielen Einschränkungen gegenüber: Wir können unsere Trainings nicht vor Ort austragen, uns nicht treffen, nicht von Angesicht zu Angesicht miteinander sprechen und uns körperlich nicht nah sein. Doch unsere Erfahrungen der letzten Monate haben gezeigt: Praxisnahe Trainings sind auch möglich, ohne im selben Raum zu sitzen. Wir sind stolz, unsere Trainings in kürzester Zeit in eine digitale Form zu verwandeln, die es uns dennoch ermöglicht, Phasen des Frontalunterrichts mit praktischen Übungen und Gruppenarbeiten zu kombinieren. Dabei kommen unterstützend multimediale Elemente zum Einsatz, die bei Trainings vor Ort nicht in selber Form anwendbar wären. So sehr wir uns freuen, in Zukunft wieder Veranstaltungen vor Ort umzusetzen, so überzeugt sind wir von unserer Fähigkeit, die Trainings ohne Verluste in der Online-Form umsetzen zu können. Ganz nach unserem Motto „Business as unusual“ sind Lehrveranstaltungen in dieser Form in unseren Alltag übergegangen. Unsere P3 Academy (https://www.p3-group.com/ueber-uns/academy/) zeigt die nächsten Termine an denen Agilität mit uns digital – und dennoch – hautnah erlebt werden kann.
Nicolas Lange
Co-Autor
P3 group GmbH
