Auch wir, als P3 Unternehmensberatung, orientieren uns am Manifest, wenn wir unsere Kunden in dieser dynamischen Zeit bestmöglich beraten. Wir wären aber nicht die P3, wenn wir die Grundsätze nicht von einer anderen Perspektive betrachten bzw. gleich auf das nächste Level heben würden.

Zum Beispiel besagt das sechste Prinzip des agilen Manifests: „Die effizienteste und effektivste Methode, Informationen an und innerhalb eines Entwicklungsteams zu übermitteln, ist im Gespräch von Angesicht zu Angesicht.“ Nirgends steht aber geschrieben, dass dies ausschließlich in einer realen Welt oder physisch in einem Raum stattfinden muss – wer sagt denn, dass dies nicht auch online möglich ist

Und siehe da – mit unseren Kunden & unserer P3rspektive schreiben wir Erfolgsgeschichten auch in Zeiten des „social distancing“. Das möchte ich entlang eines Beispiels aus den letzten Wochen illustrieren: Uns ist es gelungen, ein komplettes Program Increment (PI) Planning mit über 50 komplett dislozierten Teilnehmern (= 50 Standorte!) über 2 Tage online durchzuführen. Ganz ohne einschneidende Verluste und das, obwohl kein Kollege physisch an einem Whiteboard oder Flipchart stand.

PI-Planning ist ein Begriff aus dem Scaled Agile Framework (SAFe) und stellt eine 2 tägige Großraumplanung dar. Dabei kommen alle involvierten Teams und Steakholder eines spezifischen Produktes für eine übergreifende Planung der Top-Anforderungen, die in den folgenden 8-12 Wochen umgesetzt werden, zusammen.

Um dieses Setting auch remote durchzuführen brauchten wir im Wesentlichen nur zwei Tools: Microsoft Teams und DEON.

Mit DEON bauten wir uns eine virtuelle Welt mit verschiedenen Räumen, in denen sich unsere Teilnehmer jederzeit treffen, Notizen und Dokumente hinterlassen, Material für andere Teammitglieder vorbereiten- und in Echtzeit zusammenarbeiten konnten. Für dieses PI-Planning gab es mehrere Räumlichkeiten. Der Raum „Plenum“ war unser zentraler Treffpunkt, wie der große Raum, mit den vielen Stühlen, in der echten Welt. Dort wurden die Ergebnisse aus Breakoutsessions konsolidiert und (Zwischen-) Ergebnisse vorgestellt. Weitere kreierte Räume waren für spezifische Teamsessions vorgesehen. Darüber hinaus gab es einen „Collaboration-Room“ zum Zweck, dass sich die jeweiligen Teams untereinander, je nach Schwerpunkt, austauschen und zusammenarbeiten konnten. Wie in der realen Welt eben auch und koordiniert durch Moderatoren.

Ich möchte aus unserer Erfahrung ein paar wesentliche Erfolgsfaktoren eines solchen remote PI-Planning teilen, hinsichtlich „Methodik“ und „Technik&Tools“:

# METHODIK

Zur Orchestrierung dieser großen online Events haben wir die Rolle des „Online-Regisseurs“ eingeführt, der die Moderation im „virtuellen Plenum“ übernimmt und sicherstellt, dass Team-zuTeam Abstimmungsbedarfe erfüllt werden. Außerdem steht er während des Events als Hauptansprechpartner für Methodik- und Tool-Fragen zur Verfügung. Zusätzlich empfiehlt es sich, Online-Moderatoren für die Team-Breakoutsessions als Support der Scrum Master einzusetzen,um auch dort Toolfragen schnell klären zu können. Darüber hinaus sollte für die Dauer des Events ein Tech-Support („Online-Inspizient“) eingesetzt werden, der umgehend eingreifen kann, wenn Technik/IT/Toolprobleme auftreten, die vom Online Regisseur nicht sofort gelöst werden können.

Auf die Vorbereitung der virtuellen Arbeitsräume (Plenum, Breakoutsessions, etc.) sollte vorab großen Wert gelegt werden. Es reicht nicht, diese Räume grundsätzlich zur Verfügung zu stellen, sie sollten, und das ist noch wichtiger als im „onsite Setting“, minuziös eingerichtet werden. Dazu zählt die Raumplanung i.S.v. „wo finde ich was“, wo wird gemeinsam erarbeitet und wo liegen Informationen. Dazu zählt auch das vorab Erstellen von Templates und Beispielen zur Visualisierung der Arbeit (Sticky Notes für Features und Enablers, Team Planning Board, Risiko-Matrix, Dependency Board, Confidence Voting etc.)

Das neue, für alle vielleicht ungewohnte „remote setting“ sollte durch ein Briefing für alle Teilnehmer (inkl. vorab versendeter Briefing Unterlage) erläutert werden. Es empfiehlt sich, mit den Scrum Mastern eine „Extra-Briefing-Runde“ zu drehen. PI-Plannings verlangen v.a. Scrum Mastern viel ab und der „Überraschungseffekt“ durch das remote setting sollte gerade für sie minimiert werden.

Wenn Fokus und Alignment grundsätzlich bei PI-Plannings wichtig ist, so gilt das für den remote Fall noch verstärkt: Das geteilte Verständnis aller Teilnehmer, was die Top-Features und was der minimale Satz an Features für das nächste „Program Increment“ ist, ist essentiell. V.a. im Falle eines ersten remote PI-Plannings ist vorab bei Stakeholdern und Business Ownern Erwartungsmanagement hinsichtlich remote Planning zu betreiben.

Es ist unbedingt darauf zu achten, ausreichend Pausen einzuplanen (ca. alle 90 Min) und es empfiehlt sich, das PI-Planning lieber über 3 Tage zu strecken als die Teilnehmer online über 8h pro Tag zu belasten. Die „timeboxen“ sind im online Fall noch strenger einzuhalten.

# TECHNIK & TOOLS

Unbedingt zu empfehlen ist die Durchführung eines kurzen Dry-Runs mit allen (oder zumindest vielen) der späteren Teilnehmer zum Testen des „Ernstfalls“ allgemein und verschiedener Zugangsvarianten v.a. für externe Nutzer. Dieser Test sollte ein paar Tage vor dem Event stattfinden. Der Dry-Run mit vielen Teilnehmern dient außerdem als Stress-Test für die Tools, ob diese der Belastung/Nutzung vieler User standhält.

Alle (und insbesondere Gast-) Teilnehmer brauchen einfache, erprobte, betriebssichere Anleitungen für alle essenzielle Aktivitäten aus Anwender- bzw. Kundensicht für Primär- und Ersatztool (z.B. Teams-Einwahl für externe Stakeholder, in denen auch die Auswahl des Web-Zugangs erklärt ist)

Klare Notfallpläne (Plan B und C) und -ablauf sollten parat sein, wenn die Technik versagt. Inklusive Kommunikationskette: „Wer informiert wen über welchen Kanal?“. Idealerweise sind auch die Kriterien definiert, bei denen vom Primär- zum Ersatztool gewechselt wird.
„Passende“ Tools sind auszuwählen, die konkret und realistisch für diesen spezifischen Use Case sind und mit dieser Personengruppe und zu diesem Zeitpunkt anwendbar sind. Wir raten davon ab, ein noch so gut erprobtes Kollaborationstool einzusetzen, wenn Stakeholder bestimmter Firmen (aufgrund derer IT) nicht darauf zugreifen können.
Und schließlich ist die Konnektivität sicherzustellen. Alle Teilnehmer sind vorab darauf zu sensibilisieren, am besten eine LAN-Verbindung zu nutzen und als „Plan B“ z.B. eine LTE-Verbindung über Smartphone parat zu haben.
Dieses PI-Planning ist ein Beispiel und nicht das erste und letzte Remote-Event, welches wir aufsetzen und durchführen. Voller Elan und in kürzester Zeit ist es unserem Team in den letzten Wochen gelungen

• SAFe Inspect&Adapt Workshops
• Retrospektiven
• Product Owner und Product Management Trainings
• Jira & Confluence Trainings

Ich möchte aus unserer Erfahrung ein paar wesentliche Erfolgsfaktoren eines solchen remote PI-Planning teilen, hinsichtlich „Methodik“ und „Technik&Tools“: auch online und ohne Verbindungsprobleme erfolgreich durchzuführen. Für uns ist es nicht ausreichend, Informationen passiv verfügbar zu machen. Wir helfen unseren Kunden, ihre „normale Welt“ auch „virtuell“ zu gestalten, sodass jederzeit aktiv und transparent kommuniziert werden kann.